یک توصیه نامه به عنوان تأیید رسمی اخلاق کاری، مهارتها یا دستاوردهای کاری یا تحصیلی شماست و میتواند در هنگام درخواست برای یک موقعیت جدید دارایی ارزشمندی باشد. در واقع توصیهنامه به نامه کوتاهی گفته میشود که استاد یا کارفرما برای شخص دیگری مینویسد و عملکرد او را شرح میدهد. البته ممکن است در موقعیتی قرار بگیرید که از شما خواسته شود برای شخص دیگری توصیهنامه بنویسید. در دنیای حرفهای، داشتن فردی که صلاحیتها و شخصیت شما را تایید کند، میتواند شانس شما را برای یافتن شغل یا رشته دلخواه به میزان قابل توجهی افزایش دهد. توصیه نامهها در دو نوع آنلاین و متنی نوشته میشوند. در این مقاله با روند نوشتن و نگارش توصیه نامه متنی آشنا خواهیم شد. همچنین در انتها دو نمونه توصیه نامه مربوط به پذیرش تحصیلی و کاری جهت آشنایی با ساختار آن نیز آورده شده است.
توصیه نامه چیست؟
توصیه نامه (Recommendation Letter) به نامه کوتاهی گفته میشود که استاد یا کارفرما برای شخص دیگری مینویسد و نظر و عملکرد وی را توضیح میدهد. توصیه نامههایی که متقاضی برای تحصیل یا کار در خارج نیاز دارد، معمولا به ترتیب توسط استاد دانشگاه و کارفرمای سابق آن شخص نوشته میشود. نگارش توصیهنامه تحصیلی و کاری تفاوت زیادی ندارند. فقط باید به این نکته توجه کرد که تمرکز اصلی برای نوشتن توصیهنامه کاری، بر سوابق و مهارتهای کاری متقاضی است و برای توصیهنامه تحصیلی، پیشینه علمی و تحقیقات آکادمیک فرد مهم میباشد.
انواع توصیه نامه
به طور کلی دو نوع توصیه نامه وجود دارد. بعضی از دانشگاهها ممکن است هر دو نوع توصیهنامه را بخواهند. در نتیجه لازم است برای دریافت اطلاعات بیشتر، سایت دانشگاه مد نظر را حتما چک کنید.
- توصیه نامه آنلاین (مانند یک فرم نظرسنجی در مورد دانشجو است.)
- توصیه نامه متنی (آن را استاد یا کارفرما مینویسد.)
توصیه نامه آنلاین
در توصیه نامه آنلاین دانشگاه فرمی برای استاد ارسال خواهد کرد تا به سوالات پاسخ بدهند و صفات گوناگون متقاضی را رتبهبندی کنند. معمولا سوالاتی که در پرسشنامه پرسیده میشود شامل خصوصیاتی مانند توانایی رهبری، مدیریت زمان، مهارتهای ارتباطی، قابلیتهای تحلیلی شما در کلاسها و فعالیتهای عملی و همچنین نظر کلی توصیهکننده در مورد فرد میباشد. این یک نگاه کلی به سوالاتی بود که ممکن است دربارهی متقاضی پرسیده شود. توصیهکننده در همهی سوالات باید خصوصیات افراد را رتبهبندی کنند. نمرهی رتبهبندی در هر سوال از 10 یا 5 خواهد بود.
توصیه نامه متنی
این نوع توصیه نامه همان نوع متعارف است که استاد یا کارفرما آن را مینویسد. در این مقاله به جزئیات نوشتن این نوع توصیهنامه میپردازیم.
هدف توصیه نامه ها چیست؟
توصیه نامه از این جهت برای متقاضیان مهاجرت تحصیلی و مهاجرت کاری اهمیت دارد که دانشگاه یا شرکت مقصد میتواند به وسیله توصیه نامه دریابد که طبق صلاحدید این اساتید یا کارفرما آن فرد از نظر علمی و اخلاقی شایسته موقعیت کاری یا تحصیلی بالاتری میباشد یا خیر. از طریق توصیه نامه میتوان به این نکات دست پیدا کرد: از جمله زمینۀ فعالیت دانشجو غیر از فعالیت علمی چه گرایشهایی بوده و در چه زمینههایی توانسته است به موفقیت دست پیدا کند؟ فرد توصیهکننده برای چه مدت با متقاضی در ارتباط و تعاملات کاری و علمی بوده است؟ همچنین طبق شناختی که توصیهکننده از متقاضی دارد، متقاضی چه دستاوردهایی میتواند برای موقعیت مقصد داشته باشد؟
اهمیت توصیه نامه
یک توصیهنامه حرفهای همانند انتشار مقاله یا سابقه کار از اهمیت زیادی برخوردار است و میتواند تاثیر چشمگیری در دریافت پذیرش تحصیلی یا شغلی داشته باشد. هدف از نگارش توصیهنامه این است که حداقل سه استاد یا کارفرما بتوانند متقاضی را از نظر دانش، اخلاق و مهارتهای مورد نیاز برای موقعیت مورد نظر تائید و توصیه کنند. اگر متقاضی دارای مهارتی باشد و نتواند آن را با مدرک اثبات کند، با ارائه توصیهنامه از طرف یک فرد واجد شرایط، میتواند توانایی و مهارتهای خود را به اطلاع کمیته پذیرش برساند.
علاوه بر داشتن مقالات معتبر و رزومه قوی، توصیه نامه یکی از مواردی است که به پذیرش متقاضی در دانشگاه های معتبر خارجی کمک زیادی میکند. فرقی ندارد که در حال نوشتن توصیه نامه تحصیلی باشید یا توصیه نامه کاری. توصیهنامهها معمولا ساختار مشخصی دارند. نکات مهم در نوشتن توصیهنامه شامل موارد زیر است.
اختصاصی بنویسید.
هنگام نوشتن توصیه نامه، بهتر است که هر توصیه نامه به صورت اختصاصی برای هر شخص نوشته شود و حتی المقدور در نوشتن توصیه نامه از متنهای پیشنویس استفاده نشود. این نامه میتواند شامل خاطرات و یا تجربهای باشد که استاد یا کارفرما با متقاضی داشته که شامل جزئیات خاصی و نشاندهنده توانایی و دستاوردهای فرد است. توصیهنامه باید درک عمیقتری از متقاضی ارائه دهد.
مختصر بنویسید.
در نگارش توصیه نامه بهتر است از زیادهگویی پرهیز شود و سعی بر این باشد که مطلب در نهایت اختصار نوشته شود. در صورت امکان، ویژگیهای خاص متقاضی را با سایر افرادی که در تجربه حرفهای خود با آن برخورد داشتید، مقایسه کنید. به عنوان مثال: ((او یکی از بهترین دستیاران دانشجویی است که بنده در طول مدت کار خود به عنوان استاد، افتخار همکاری با او را داشتهام.)) همچنین از بیان هر گونه اظهاراتی که ممکن است تعبیر منفی داشته باشد، خودداری کنید.
رسمی بنویسید.
توصیه نامه باید در سربرگ دانشگاه یا شرکت مبدا نوشته شده باشد و امضا و ایمیل استاد یا کارفرما مربوطه در انتهای آن درج شود. همچنین لحن توصیهنامه باید رسمی و مناسب با جایگاه فرد گیرنده نامه باشد.
از چه کسی توصیه نامه بگیریم؟
افرادی که میخواهید از آنها توصیه نامه بگیرید، باید ویژگیهای خاصی داشته باشد. هر شخص یا استادی که به شما تدریس کرده است، نمیتواند برای شما توصیهنامه صادر کند. این شخص باید با شما آشنایی کامل داشته باشد. همچنین باید بتواند ارتباط علمی خودش با دانشجو را اثبات کند.
از طرفی برای توصیه نامه شغلی به این نکته توجه داشته باشید که فردی که میخواهید از آن توصیهنامه شغلی دریافت کنید، باید در جایگاه شغلی متناسب با شغل و مهارت شما باشد. برای مثل اگر در تیم دیجیتال مارکتینگ مشغول به کار هستید، باید از مدیر دیجیتال مارکتینگ بخواهید که طبق شناختش از شما، توصیهنامهای بنویسد. این که از یک تیم یا مجموعه دیگر بخواهید تا برای شما توصیهنامه بنویسند، منطقی نیست و چنین توصیهنامهای برای موقعیت کار جدید شما، اعتبار و ارزشی نخواهد داشت.
به طور کلی از افراد زیر میتوانید توصیه نامه بگیرید:
- Professors
- Supervisors
- Advisors
- Mentors
- Colleagues
- Coaches
- Research
- Advisors or collaborators
اشتباهات در توصیه نامه
- عدم رعایت اصول دستور زبان و داشتن غلط املایی در توصیه نامه
- نوشتن توصیه نامه با زبان صمیمی و غیررسمی
- تعارض میان اطلاعات موجود در رزومه و توصیه نامه
- تکرار محتوای رزومه
- کلیگویی و نپرداختن کافی به جزئیات
- ذکر اطلاعات شخصی مثل وضعیت تاهل، شرایط سلامت و …
نحوه نوشتن توصیه نامه
سازمانهای مختلف در مورد توصیه نامه الزامات متمایزی دارند. بسیار مهم است که از درخواستکننده در مورد هرگونه دستورالعمل خاصی که ممکن است داشته باشند، پرس و جو کنید. به طور معمول، توصیهنامه را میتوان به چندین بخش تقسیم کرد که عبارتند از:
- معرفی: در یک الی دو سطر اول، استاد یا کارفرما باید با ذکر نام و مقام علمی، خود را معرفی کند و درباره ارتباطی که با متقاضی دارد توضیح دهد. ذکر نکاتی مانند چه مدت با داوطلب کار کردهاند و همچنین تاکید بر اینکه در چه زمینههایی و چگونه با هم کار میکردند هم مهم است.
- بررسی نقاط قوت: استاد باید ویژگیهای دانشجو را ذکر کند و تاکید کند چگونه این نقاط قوت با فرصتی که متقاضی دنبال میکند، همسو میشود. استاد باید به خوبی ظرفیتها و ویژگیهای دانشجو و استعدادهای علمی او را در توصیهنامه شرح دهد. از جمله این ویژگیها شامل دستاوردها و افتخارات دانشجو، سوابق علمی او، پیگیری مداوم او، قابلیت اتکاء بودن او، و … هستند. نکته بسیار مهم این است که از بزرگنمایی بیش از حد دوری کنید. مثلا اگر دانشجو سخت کوش است، علاوه بر ذکر این نکته مثالهایی بزنید تا نشاندهنده سخت کوشی دانشجو باشد. نوشتن ۲ الی ۳ ویژگی اصلی با ذکر دلیل در این پاراگراف کافی است.
- داستان شخصی: یک حکایت شخصی را به اشتراک بگذارید که یک یا دو ویژگی کلیدی متقاضی را نشان میدهد. سعی کنید این داستان کاملا شخصی و واقعی باشد. مثلا اگر متقاضی با کارفرما یا استاد فعالیت پژوهشی و تحقیقاتی مشترکی در داخل یا خارج از محیط دانشگاه یا کار داشته باشد، لازم است در توصیهنامه ذکر شود.
- نتیجهگیری: استاد یا کارفرما باید در پاراگراف آخر یک نتیجهگیری بنویسد و در یک یا دو جمله اطمینان خود را از تواناییهای متقاضی و شایستگیهای او بیان کند.
- امضا: در انتهای متن توصیه نامه نیز باید اطلاعات تماس استاد یا کارفرما مثل شماره تلفن و ایمیل او یادداشت شود؛ زیرا برخی از دانشگاهها برای اطمینان از محتوای توصیهنامه، با استاد ارتباط برقرار میکنند؛ بنابراین لازم است این اطلاعات درج شوند.
توصیه نامه برای یک دانشجو و یا برای یک موقعیت شغلی باید ساختار مشابه داشته باشد (همانطور که در بالا ذکر شد).
نمونه توصیه نامه تحصیلی
نمونه توصیه نامه کاری
To Whom It May Concern:
It is my pleasure to strongly recommend Annie Chiu for a position as a data analyst for L&Q International.
I am Robert Cunningham, a regional manager at Mountain View Unlimited. I have 15 years of experience working as a statistician and client services specialist and have seen many young professionals come and go. Annie Chiu is one individual I have worked with who uniquely stands out.
During our time together, Annie displayed great talents in technical applications, such as ArcGIS, R coding, Python and several other data visualization tools. When we first met, I was immediately impressed with Annie and her technical skills on day one, but when we worked together, her understanding of data analysis and the tools of the trade grew far more than that of her peers.
My first experience with Annie’s adaptability came shortly after she was hired. Last year, we had one client who sent data in Excel that needed extensive cleanup. At that time, Annie’s experience with Excel was limited, but she worked extra hours to learn how to clean up Excel data using functions properly. Within the week, the client’s data was formatted correctly to be effectively analyzed and visualized. Annie even handled the data visualization skillfully, and the client had nothing but praise for the end result.
It’s not just her technical skills that impress me, however. Annie was a joy to work with because of her amazingly positive attitude and eagerness to stick tightly to deadlines. Her can-do attitude and team-building skills were also necessary and valued not just by myself but by her peers, who often relied on her to get the job done.
I am confident Annie would be a great fit for L&Q International. She will bring the skills and experiences you’re looking for in an applicant and quickly become an asset and help L&Q International grow in any way she can.
If you need more information or specific examples, please do not hesitate to contact me at 555-123-4567 or by email at rcunningham@mvunlimited.com. As a recommendation letter likely only provides a snapshot of her talents and achievements, I would be happy to elaborate further on my time working with her.
Sincerely,
Robert Cunningham
Regional Manager
Mountain View Unlimited.
کلام آخر
توصیه نامه یکی از مدارک اصلی مورد نیاز برای دریافت پذیرش تحصیلی و کاری به شمار میآید. ضروری است این نامه کاملا به صورت حرفهای نوشته شود تا شانس پذیرش افراد افزایش یابد مخصوصا در شرایطی که متقاضی دارای رزومه قوی و معدل بالایی نمیباشد، زیرا محتوای توصیهنامه تاثیر بسیار زیادی روی کمیته پذیرش دانشگاه و کارفرما برای گرفتن جاب آفر دارد. برای اطلاعات بیشتر میتوانید از یک وکیل مهاجرتی نیز کمک بگیرید.
سوالات متداول
بهطورکلی، زمان تکمیل توصیهنامه نزدیک به ددلاین اپلای دانشگاه است. به عبارتی، شما هنگام تکمیل اپلیکیشن فرم دانشگاهها میتوانید توصیهنامه را ارسال کنید.
این حالت ممکن است، ولی در موارد نادر اتفاق میافتد. یکی از مواقعی که ممکن است دانشگاه با استاد یا فرد توصیهکننده تماس بگیرد، زمانیست که یک توصیهنامه خیلی خوب از یک شخص مطرح ارسال شود تا دانشگاه از صحت توصیهنامه مطلع شود.
بستگی به دانشگاه یا موقعیت کاری مقصد دارد. عموما ارائه 2 الی 3 توصیهنامه جزو مدارک مورد نیاز برای اپلای میباشد.
توصیه نامه (Recommendation Letter) به نامه کوتاهی گفته میشود که شخصی معتبر و با درجه علمی بالا برای شخص دیگری مینویسد و خصوصیات و عملکرد وی را توضیح میدهد.
معرفینامه مخاطب مشخصی ندارد و عمومیتر است. اغلب توسط استاد به خود دانشجو داده میشود و دانشجو میتواند در آینده از آن استفاده کند.